Die Ludwig Boltzmann Gesellschaft will in ihren Instituten qualitative Forschung betreiben. Dies setzt nachvollziehbare und tragfähige Entscheidungen sowohl beim Ausschreibungsprozess wie auch bei den Evaluierungen voraus. Für diese Entscheidungen werden zu verschiedenen Zeitpunkten adäquate Begutachtungsverfahren durchgeführt.

1. Ex-ante Evaluierung von Anträgen im Zuge von Ausschreibungen
2. Interim Evaluierung von Ludwig Boltzmann Instituten und Clustern

Ex-ante Evaluierung

Der gesamte Ausschreibungs- und Evaluierungsprozess wird von einer hochrangigen Jury begleitet. Deren wichtigste Aufgabe ist es, aufgrund von Gutachten eine Reihung der Anträge vorzunehmen und dem Vorstand der Ludwig Boltzmann Gesellschaft eine Empfehlung für die Auswahl der neuen Institute zu geben. Die Jury ist einerseits mit Fachexperten für die jeweiligen Einreichungsthemen und andererseits mit Forschungsmanagern besetzt. Es wird darauf geachtet, dass ein Großteil der Jurymitglieder nicht aus Österreich stammt. Die Aufgaben der Jury werden in einer Geschäftsordnung geregelt; diese gewährleistet unter anderem die Unabhängigkeit der Jurymitglieder in ihren Entscheidungen, den Ausschluss von Befangenheit und die strenge Vertraulichkeit hinsichtlich der erhaltenen Unterlagen sowie über die ihnen in ihrer Eigenschaft als Jurymitglied zur Kenntnis gelangten Vorgänge.

Die im Zuge einer Ausschreibung einlangenden Anträge werden zuerst von der Geschäftsstelle auf die Erfüllung aller formalen Kriterien geprüft. Wenn diese den Vorgaben entsprechen, erfolgt die Begutachtung durch externe, ausländische Fachgutachter. Die Ernennung der Gutachter erfolgt durch die Jurymitglieder nach den Erfordernissen der einzelnen Anträge, wobei die Antragsteller die Möglichkeit haben, bis zu drei Gutachter auszuschließen. Bei der Gutachterauswahl ist außer der fachlichen Expertise auch die Unbefangenheit entscheidend. Die Ludwig Boltzmann Gesellschaft zieht aus diesem Grund ausschließlich Gutachter aus dem Ausland heran. Sowohl die Gutachter als auch die LBG verpflichten sich zu strikter Vertraulichkeit.

Die Begutachtung resultiert in mehreren schriftlichen Einzelgutachten zu jedem Antrag, die anhand eines Evaluierungsbogens angefertigt werden. Als Grundlage für die Beurteilung der Anträge erhalten die Gutachter die Richtlinien der Ausschreibung. In der zweiten Stufe des Ausschreibungsprozesses folgt nach der Begutachtung, der Jurybewertung und der Entscheidung zu den Kurzanträgen die Langantragsphase: nun werden die Verfasser positiv bewerteter Anträge zur Übermittlung von ausführlichen Langanträgen eingeladen. Die Jury wird neuerlich mit der Auswahl von Gutachtern befasst, wobei einerseits durch die Heranziehung bisheriger Gutachter auch in der Langantragsphase eine gewisse Kontinuität gewährleistet sein soll und andererseits auch zusätzliche Meinungen eingeholt werden. Die schriftlichen Gutachten zu den Langanträgen und das Hearing mit den Antragstellern ermöglichen es der Jury, dem Vorstand der Ludwig Boltzmann Gesellschaft die besten Anträge zur Gründung eines Ludwig Boltzmann Instituts zu empfehlen.

Interim Evaluierung

Interim-Evaluierungen werden bei allen Ludwig Boltzmann Instituten nach drei bis vier Jahren durchgeführt. Sie verfolgen zwei Ziele: einerseits Rückblick und Resümee über die erbrachten Leistungen, andererseits Vorschau und Identifikation von Potenzialen. Die Interim-Evaluierung liefert außerdem hilfreichen Input für die Leitung des Instituts hinsichtlich der inhaltlichen Ausrichtung, des Umgangs mit intellektuellem Eigentum bzw. der Veränderungen im Management.

Das Evaluierungsverfahren besteht aus zwei Abschnitten, nämlich der Erstellung eines Selbstanalyseberichts und der Evaluierung durch externe Gutachter. Der Selbstanalysebericht wird anhand eines Evaluierungsleitfadens erstellt. Dieser wird dann von unabhängigen, fachkundigen und ausschließlich ausländischen Experten begutachtet, die schriftlich Stellung nehmen. Darüber hinaus behält es sich die LBG vor, bei größeren Instituten und Clustern einen On-site-Visit durchzuführen, in dessen Rahmen die Evaluierungsfragen in Gesprächen mit der Institutsleitung, den MitarbeiterInnen und den Partnern vertieft werden können.