Ludwig Boltzmann Institute werden seit 2002 ausschließlich durch Ausschreibungsverfahren gegründet.

In dessen Rahmen lädt die LBG WissenschaftlerInnen dazu ein, gemeinsam mit mindestens zwei Partnerorganisationen Anträge zur Errichtung eines Ludwig Boltzmann Instituts einzureichen. Die Ausschreibung richtet sich an alle Institutionen mit WissenschaftlerInnen aus den Bereichen der Geistes-, Kultur- und Sozialwissenschaften und der Humanmedizin mit angrenzenden Themenfeldern und folgt den Ausschreibungsrichtlinien (PDF).

Jeder Ausschreibungsprozess dauert etwa 12 Monate und gliedert sich in zwei Phasen – die Kurzantragsphase und die Langantragsphase.
Der erste Schritt ist die Einreichung des Kurzantrages durch die AntragstellerInnen. An dem eingereichten Forschungsprogramm müssen mindestens zwei institutionelle Partnerorganisationen mitwirken. Der/Die KoordinatorIn eines Antrags (dieser kann MitarbeiterIn bei einer der Partnerorganisationen oder auch „EinzelforscherIn" sein) ist für die Einbindung und Information aller Partnerorganisationen während des Antragstellungsprozesses zuständig und entwickelt mit den Partnern gemeinsam ein kohärentes Forschungsprogramm sowie das Profil des beantragten Institutes.

Alle eingereichten Kurzanträge werden zuerst von der Geschäftsstelle der LBG auf die Erfüllung aller formalen Kriterien geprüft. Wenn diese den Vorgaben der Ausschreibung entsprechen, erfolgt eine Begutachtung durch externe, ausländische FachgutachterInnen. Die Benennung der GutachterInnen erfolgt durch die Jurymitglieder nach den Erfordernissen der einzelnen Anträge, wobei die AntragstellerInnen die Möglichkeit haben, bis zu drei GutachterInnen auszuschließen. Bei der GutachterInnenauswahl ist einerseits die fachliche Expertise entscheidend, andererseits ist eine Befangenheit auszuschließen. Die LBG zieht aus diesem Grund ausschließlich GutachterInnen aus dem Ausland heran. Das Augenmerk richtet sich in dieser Phase des Auswahlvorgangs vor allem auf die inhaltliche Originalität und auf die wissenschaftliche Relevanz des eingereichten Projekts. Die Jury empfiehlt aufgrund der ExpertInnengutachten jene Anträge, die der Vorstand der LBG um die Formulierung von Langanträgen ersucht.

In der Langantragsphase gilt es für die AntragstellerInnen, den bereits eingereichten Kurzantrag ausführlich auszuarbeiten und dabei Auflagen und Kritikpunkte, die die Jury geäußert hat, zu berücksichtigen. Die eingelangten Langanträge werden unter Heranziehung internationaler ExpertInnen abermals begutachtet. Außerdem werden die AntragstellerInnen eingeladen, das Forschungsvorhaben in einem Hearing zu präsentieren. Auf Basis der Gutachten und des Hearings erstellt die Jury eine Empfehlung, die der Vorstand zur Entscheidung über die Gründung neuer Ludwig Boltzmann Institute heranzieht.